メルマガバックナンバー 水江泰資執筆記事

ファシリテーションで多様性を活かす(34)~オンライン会議に良い影響を与える方法。第10回目 『オンライン会議のために準備する機材や通信環境』 後編

 こんにちは!
 毎週水曜日を担当します水江 泰資(みずえ ひろよし)です。
 本エッセイでは、少人数の打合せや会議運営で役立つファシリテーシ ョン・スキルを紹介しています。
 今月からは『オンラインでの議論の進め方』をテーマに、主に司会進行するうえで、議題の解決や、参加者の満足度を高める具体的な手法を順に紹介していきます。
 前回はその準備段階として「通信環境の整備」について述べました。今回もその続編として、オンライン会議で使用されるすべてのアプリケーションツール(以下アプリ)に共通する、会議を効果的にするポイントを紹介します。(最後に注釈あり)

◎オンライン会議アプリを活用するためのポイント

  1. アップデート(設定の更新)はこまめに行い、会議までには全員が最新の状態にしておきましょう。会議開催時にアップデートしていない人がいるとせっかくの機能を使えないなど不都合が生じます。
  2. 会議の効率化を図る補助機能を使ってみましょう。資料の画面共有、文字でやり取りできるチャット、手上げや拍手のサインなどがあります。参加者の反応が可視化されることで、発言のしがいや張り合いが感じられ、満足感を高める効果があります。
  3. 録音や録画の機能も使ってみましょう。会議に参加できなかった人への共有が図れます。また、発言の記録を残せば、後になって「会議中に誰が何を言ったか、言わなかったか」をめぐるトラブルを防ぐことができます。

以上が、準備編としてのオンライン会議アプリを効果的に使いこなすポイントです。
次週からは議論の進め方の具体的手法を紹介します。初回は「オンラインにふさわしい会議の形式」です。

注釈)
2021年3月現在、ビジネス利用では、Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)、Zoom(ズーム)、Webex(ウェベックス)、Google Meet(グーグルミート)が挙げられます。多くの方々は所属先で準備されたアプリを使用されるでしょう。しかし、ここで各アプリの機能を説明し出せばきりがなく、テーマ(議論の進め方)から外れるため、準備するポイントに留めました。

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