こんにちは！毎週水曜日を担当します水江 泰資（みずえ ひろよし）です。
本エッセイでは、少人数の打合せや会議運営で役立つファシリテーション・スキルを紹介しています。
前回は『オンライン会議に良い影響を与えるにはどうすればいいか』をテーマに、方法のひとつとして『こまめな状況確認』を紹介しました。オンライン会議で一方的に延々と話されると、置いてきぼりになる人が出がちです。皆が話について来ているか、こまめに注意を払い、ときには、話続けている人を遮ってでも確認する重要さをお伝えしました。
今回は方法のふたつめとして『雑談タイムの活用』を紹介します。
雑談とは、はっきりした目的やまとまりもない話を気楽にすることです。
『雑談タイム』とは、オンライン会議を進める中で、仕事に関する話し合いではなく雑談を行う時間です。
オンライン会議では、仕事の進捗確認はやりやすい一方、「直接関係ないが質問したい」「実は違和感がある」と思っても、積極的に発言しにくいという人は意外に多いです。
このような気後れが積み重なると、「自分だけが遅れているのかも…」という不安感や、「自分の知らないところで話が進んでいるのでは…」という疎外感や孤立感を生んでしまいがちです。そうならないように『雑談タイム』を設けるのです。
では、いつ実施すれば良いのかについて、効果の高い順に示します。
１）「今回は雑談だけ」と、仕事の話はせずに実施する。
２）仕事の話が済んだ後に実施。ただし終了時間は決めておく。
３）仕事の話に入る前に実施。ただし仕事の開始時間は厳守する。
４）仕事の話の合間に実施。休憩や気分転換を兼ねる。
５）必要に応じて実施。話についていけないメンバーがいる、膠着して雰囲気が重くなっているなどの場合。
なお、雑談の進行役は、気分転換にもなるので、仕事の話とは違う人が良いです。
次回は「雑談タイムで話し合う内容」について解説します。
ファシリテーションで多様性を活かす（26）～オンライン会議に良い影響を与える方法2回目『雑談タイムの活用』
