こんにちは！毎週水曜日を担当いたします水江 泰資（みずえひろよし）です。
前回までは、ファシリテーションの５つの重要ポイントとして、『会議や話し合いの目的』『目標』『プログラム』、そして『参加者』まで４つ挙げてきました。
今回は、『参加者』の続編として、参加者のモチベーションを高める工夫を紹介します。それは「チェックイン」という方法です。宿泊施設や空港のカウンターでは、スタッフと利用者の間で挨拶や名乗り、説明が行われます。会議の冒頭でもこれと同じように、主催者と参加者の間でちょっとした言葉のやりとりをしましょう。
まず、集まってくれたことへの謝辞を伝え、会議の『目的』や『目標』を丁寧に説明します。そして、一人ずつに「課題達成への意気込みの度合いは？」「期待することは？」などと声かけをし、一体感を醸成していきます。オーケストラの音合わせのようなイメージです。これをファシリテーション用語で「チェックイン」と言います。
要は、いきなり議題に入らず、参加者の気持ちを整えるわけです。というのは、参加意識の低い人や反対意見を有する人がいきなり発言し始めてしまうと会議の雰囲気が損なわれてしまうからです。
なお、ある人が「反対です…」「困ります…」と表明しても、それには応えず、「反対意見があるのですね」「困っているのですね」と事実を確認し、相手の気持ちを受け止めましょう。意見を“受け止める”は、「あなたはそう思っているのですね」とシンプルに応じることです。「あなたの言う通りですね」と同意し従う“受け入れる”とは大きな違いがあります。会議では、ぜひ受け止める対応の仕方を活用してください。
会議をうまく軌道に乗せるために、チェックインは大変効果的ですが、長くても一人1分くらいにしましょう。特に大規模会議では、全員ではなく“進行上、確認しておきたいこと”など絞り込んで発言してもらいましょう。
次回は、ファシリテーションの重要ポイントの最後として“グランドルール”について解説します。
ファシリテーションで多様性を活かす（16）
