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ファシリテーションで多様性を活かす(43)

こんにちは! 
毎週水曜日を担当します水江 泰資(みずえ ひろよし)です。
本エッセイでは、少人数の打合せや会議運営で役立つファシリテーション・スキルを紹介しています。
先月に引き続き、『オンライン会議での議論の進め方』について、主に司会役に必要な「話のまとめ方」や「参加者の満足度を高める方法」を紹介しています。
前回までは、議論する中での意見の引き出し方や、実りある議論にたくさんの意見が必要な理由を説明しました。
今回からは、意見のまとめ方の具体的方法を解説しますが、まず、意見の書き留め方を紹介します。
話が弾み会議も終わりに近づいたころです。
司会の「そろそろまとめに入ろう」という問いかけに対し、ちゃんとメモを取らなかったために記憶がうろ覚えで後悔した方は多いのではないでしょうか。
覚えているつもりでも大事なところが抜けている、
記憶が混乱して、言った、言わないで揉める、
誰かが良いことを言ったのに、詳しく問われると細かい点までは覚えていない…

特に、オンライン画面では、対面と違いメンバーの手元が見えず、誰かがメモを取ってくれているかどうかの確認ができませんから必ず書記を指名しましょう。
そして、意見を書き留めるには、対面と共通、および、オンラインならではの方法があります。

前者は、ホワイトボードや手元の手帳などに書き留める方法です。ただし、書記役が固定化されがち、また、ホワイトボードや手帳を画面で見せるのに工夫が必要なのが難点です。

後者には、現在のアプリ機能には、大きくふたつのやり方があります。
ひとつはチャットです。SNSアプリ同様、発言内容を自分で、または、ある人が話すときには別の人が打ち込む、というやり方です。

もうひとつは、ワードやエクセルなどの文書作成ツールをオンライン上で共有し、参加者全員が同じ文書に意見を打ち込むやり方です。これですと書記役を分担させられます。

次回はたくさん出てきた意見のまとめ方について解説します。

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水江泰資

水江 泰資

研修講師、国際認定ファシリテーター
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