オンラインによるファシリテーション（8）

こんにちは！毎週水曜日を担当する水江 泰資（みずえ ひろよし）です。
本エッセイでは、少人数の打合せや会議運営で役立つファシリテーション・スキルを紹介しています。
前回は、オンライン会議で使用する事前配信用資料における３つのポイントを紹介しました。
今回は、会議の開催告知における注意点を説明します。告知は大きく３回に分けて発信されます。１回目は仮告知、２回目は本告知（正式案内）、３回目は前日等に送られるリマインド告知と呼ばれるものです。それぞれの注意点を挙げます。
１． 仮告知
これは会議開催のかなり前、例えば年度初めや月初めに配信されるものです。月例会議などがこれに当たります。注意点は「いつ」「どこで」を正確に記載することです。
いつ…日時を明記：毎月第4月曜日。午前10時～12時。
どこで…オンラインか対面かの区別を明記。
２． 本告知（正式案内）
議題の難易度にも寄りますが、概ね会議の数日前までに配信されます。仮告知の情報に加えて、「なぜ（開催するのか）」「何を（議論するのか）」をしっかり記載することで参加意欲を高めます。そのため事前配信資料を添付しておくのが効果的なのです。
３． リマインド告知
　当日にちゃんと参加させるのがリマインド告知です。主な配信手段は電子メールやSNSでしょう。中でも既読機能付きのSNSは便利ですね。その機能が無いならば「見ました」「参加します」などの返信コメントを義務付けましょう。
「いつ」「どこで」の明記も重要です。「明日13日（木）午前10時から支店長会議をオンラインで開催します。事前配信資料を必ず目を通し、提案を検討しておいてください」と念押ししましょう。「明日会議ですのでお集まりください」はNGで、いちいち遡って案内を探す手間が発生します。
次回は、会議当日の開催前にやることについて説明します。