メルマガバックナンバー 水江泰資執筆記事

オンラインによるファシリテーション(8)

こんにちは!毎週水曜日を担当する水江 泰資(みずえ ひろよし)です。
本エッセイでは、少人数の打合せや会議運営で役立つファシリテーション・スキルを紹介しています。
前回は、オンライン会議で使用する事前配信用資料における3つのポイントを紹介しました。
今回は、会議の開催告知における注意点を説明します。告知は大きく3回に分けて発信されます。1回目は仮告知、2回目は本告知(正式案内)、3回目は前日等に送られるリマインド告知と呼ばれるものです。それぞれの注意点を挙げます。
1. 仮告知
これは会議開催のかなり前、例えば年度初めや月初めに配信されるものです。月例会議などがこれに当たります。注意点は「いつ」「どこで」を正確に記載することです。
いつ…日時を明記:毎月第4月曜日。午前10時~12時。
どこで…オンラインか対面かの区別を明記。
2. 本告知(正式案内)
議題の難易度にも寄りますが、概ね会議の数日前までに配信されます。仮告知の情報に加えて、「なぜ(開催するのか)」「何を(議論するのか)」をしっかり記載することで参加意欲を高めます。そのため事前配信資料を添付しておくのが効果的なのです。
3. リマインド告知
 当日にちゃんと参加させるのがリマインド告知です。主な配信手段は電子メールやSNSでしょう。中でも既読機能付きのSNSは便利ですね。その機能が無いならば「見ました」「参加します」などの返信コメントを義務付けましょう。
「いつ」「どこで」の明記も重要です。「明日13日(木)午前10時から支店長会議をオンラインで開催します。事前配信資料を必ず目を通し、提案を検討しておいてください」と念押ししましょう。「明日会議ですのでお集まりください」はNGで、いちいち遡って案内を探す手間が発生します。
次回は、会議当日の開催前にやることについて説明します。

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